ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Nedir?
İşletmeler varlıklarını devam ettirmek ve vizyonlarını
gerçekleştirmek açısından bugünün dünyasında çok hızlı değişim gösteren çevre
koşullarına ve artan küreselleşme ve rekabet değişimine ayak uydurmak
zorundadır. Bu değişim elbette işletmelerin organizasyon yapılarına da
yansımaktadır. Bugünün iş dünyasında kalite olgusu, işletmelerin rekabetçi
konularımda stratejik etki göstermektedir. Ancak diğer yandan işletmeler
bünyelerinde kalite anlayışını oluşturmak ve yerleştirmek amacı ile bir takım araçlara
gerek duymaktadır. Bu araçlardan biri Kalite Yönetim Sistemi’dir.
Bugün ürün ve hizmet üreten sektörlerde çok sayıda
işletme faaliyet göstermektedir ve tüketicilerin tercih edebileceği çok sayıda
alternatif oluşturmaktadır. Öncesine göre tüketiciler daha bilinçlidir ve bir
yandan da satın alma gücü artmaktadır. Ayrıca bu sektörlerde talep esnek olunca
tüketicinin pazarlık gücü artmaktadır. Bu nedenle işletmeler daha fazla müşteri
odaklı çalışmak zorundadır.
İlk olarak 1987 yılında Uluslararası Standartlar
Örgütü (ISO) tarafından yayımlanan ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi, tüketici
ihtiyaçlarını ve taleplerini kaliteli bir şekilde karşılamayı hedefleyen
işletmelere önemli bir fırsat yaratmış olmaktadır. Bu sistem işletmelerin
sunduğu ürün ve hizmetin tüketicilere ulaşmasına kadar tüm süreçlerinde sürekli
iyileşme hedeflemektedir. İşletmelerin bütün süreçleri kayıt altına alınmakta,
bütün süreçler izlenmekte, işletmelerin kontrol sistemleri gelişmekte, herhangi
bir sorun yaşanması durumunda problemin nereden ve ne şekilde kaynaklandığı
kolayca bulunmakta ve gerekli düzeltici ve önleyici faaliyetler
uygulanmaktadır. Ancak bu sayede üretilen mal ve hizmetler kaliteli olmakta ve
müşteri memnuniyeti sağlanmaktadır.
Belgelendirme kuruluşları tarafından işletmeler,
amaçlarına uygun şekilde belgelenmekte ve işletmeler ISO 9001 Kalite Yönetim
Sistemi’nden hedefleri doğrultusunda yararlanmaktadır. Üstelik ülkemizde, ISO
9001 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi’ne sahip olmak, 2005 yılında düzenlenen
Kamu İhale Yasası’nın en önemli koşullarından biridir.
Ancak Kalite Yönetim Sistemi’ni kuran bazı işletmeler
bu sistemin kazanımlarından faydalanmak yerine sadece bir zorunluluk olarak
görmekte, böyle olunca faaliyetlerine yansıtamamakta ve bunun sonucunda da
yönetim uygulamalarını faaliyetlerinden ayrı tutarak sadece ISO 9001 Belgesi
sahibi olarak görünmektedir. Buna rağmen büyük bir çoğunluk, özellikle de
üretim sektöründeki işletmeler, bu sistemi etkin bir şekilde uygulamaktadır.
ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi belgelendirme
çalışmaları ülkemizde ilk olarak Türk Standartları Enstitüsü (TSE) tarafından
başlatılmıştır. Ancak zamanla belgelendirme hizmeti veren kuruluşların sayısı
yükselmiştir. Bu kuruluşların kendileri de aynı zamanda TS ISO/IEC 17021
standardına tabidirler (Uygunluk değerlendirmesi - Yönetim sistemlerinin
tetkikini ve belgelendirmesini sağlayan kuruluşlar için gereklilikler).
Belgelendirme kuruluşlarının akreditasyonunu ülkemizde Türk Akreditasyon Kurumu
(TÜRKAK) yapmaktadır. Ancak yabancı ülkelerde faaliyet gösteren akreditasyon
kuruluşlarında akredite olan belgelendirme kuruluşları da faaliyet
göstermektedir.
ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’nin Kapsamı
Hangi sektörde faaliyet gösteriyor olursa olsun, bütün
işletmeler çevreleri ile bir etkileşim içindedir. Bu işletmelerin kendi
varlıklarını ve koşullarını kendi başlarında oluşturdukları söylenemez. Bütün
işletmeler varlıklarını sürdürmek için, sadece kendi belirledikleri
düzenlemelere bağlı kalmaları yetmemekte, aynı zamanda çevreleri ile olan
ilişkilerine de önem vermek zorundadır. Kendi belirleyecekleri süreçler,
çevreden gelen bilgilere göre belirlenmektedir.
Bu yüzden işletmelerin davranış şekilleri, çevresel
faktörlerin, tüketici taleplerinin ve diğer işletmelerin baskıları altındadır.
Etkin bir işletme, bir yandan bulunduğu çevrenin taleplerine cevap vermek, bir
yandan da çevresi ile uyumlu çalışmak zorundadır. Bir işletmenin üretim
faaliyetlerinde her türlü kaynağa sahip olması çok da mümkün değildir. Bu
nedenle bazı kaynakları çevrelerinden talep etmek zorundadır.
1970’li yıllar başlamadan önce, işletmeler açısından
gelirleri üst seviyede tutmak birinci hedefti. Ancak 1970’li yıllardan itibaren
işletmeler bu bakış açışını terketmeye başlamıştır. Bugün ise işletmelerin
varlıklarını sürdürmelerinde yönetici ve çalışanların davranışları ve
motivasyonları yanı sıra toplumun sosyal ve kültürel yapısı da etkili olmaya
başlamıştır. ISO 9001 standardının ortaya çıkması ve böyle bir gelişimin
sonucudur. İlk uygulamaların başlaması ile birlikte işletmelerin ISO 9001
belgesine sahip olmaları, bu işletmelerin Avrupa standartlarında üretim yaptığı
anlamına gelmiştir. Bir anlamda bu belge işletmelere meşruiyet kazandırmış
olmaktadır. Örneğin bir ihaleye katılan işletmeler açısından ISO 9001 belgesine
sahip işletmeler, bu belgeye sahip olmayan işletmeleden bir adım önde
olmaktadır.
İşte bu nedenle bir kısım işletmeler, rekabet etme
veya verimlilik elde etme gibi kazanımlarından çok, meşruiyet kazanmak adına bu
belgeye sahip olmak istemektedir. Aslına bakılırsa bu belge sayesinde
işletmeler kurumsal meşruiyet yanında, yeniliklere uyum sağlamakta, ekonomik ve
teknolojik gelişmelere yakın olmakta ve firmanın sosyal yapısını geliştirmiş
olmaktadır. Uzun dönemde işletmeler teknolojik avantajları yakından takip etmek
ve yakalamak konusunda daha şanslı olmakta, aynı zamanda işletme bünyesinde
kendi değerlerini, ilke ve prensiplerini, kalite politikalarını ve misyon ve
vizyonunu oluşturmaktadır.
ISO 9001 standardı, işletmelerin kurumsallaşma
sürecini hızlandırmakta, yasal düzenlemelere uymak, teknolojideki değişimleri
takip etmek ve pazardaki değişimleri zamanında farketmek konusunda işletmelere
örgütsel uygulama şekli sunmaktadır. Bir yandan da teknolojik gelişmeler, yasal
düzenlemeler ve piyasa güçleri, işletmeleri yeni arayışlara itmektedir. Büyük
firmalar iş yaptıkları tedarikçi firmaların ISO 9001 belgesine sahip olmalarını
istemektedir ve bu durum önemli ölçüde bir piyasa gücü yaratmaktadır.
İşetmeler faaliyet gösterikleri çevrede süreklilik
kazanmak, etkin olmak ve verimli olmak istemektedir. Üstelik bu istekler son
derece güçlü bir rekabet ortamında söz konusudur. Rekabet ülke sınırları içinde
olduğu gibi küresel anlamda da yaşanmaktadır. Her durumda tüketiciler kaliteli
malı ve hizmetleri en ucuza almak istemektedir. Bunun yanı sıra işletmeler de
ürettikleri ürün ve hizmetleri en düşük maliyetle üretmek ve çok kazanç elde
etmek istemektedir. Bu noktada karşı karşıya kalınan rekabet, birçok faktöre
bağlıdır. Rekabet hem potansiyel rakipler arasında, hem mevcut rakipler arasında
sürmektedir. Bir yandan tedarikçi firmalar bir yandan müşteriler artık belli
bir pazarlık gücüne sahiptir. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi standardı,
böylesine karmaşık bir rekabet ortamında işletmelerin rekabet gücünü doğrudan
etkileyen çok önemli bir yapı taşı olmaktadır. Ancak burada önemli olan, bu
sistemi işletmede kurmak ve belgesine sahip olmak değil, diğer sistemler ile
entegre ederek geliştirmek ve beklenen yararları elde etmektir.
Kalite Ne Demektir ve Kalite Yönetimi İle İlgisi
Nedir?
Kalite, işletmelerde önemli bir rekabet avantajı
sağlayan faktörlerden biridir ancak tek bir tanımı yoktur. Çünkü hem mal ve
hizmet üreten çok farklı sektörler ve bu sektörlerde faaliyet gösteren çok
farklı firmalar bulunmaktadır, hem de üretilen mal ve hizmetlere gereksinim
duyan çok farklı özelliklerde tüketici kitlesi bulunmaktadır. Böyle olunca bu
mal veya hizmetlerden olan beklentiler farklılaşmakta ve tüketicilerin
ihtiyaçlarına olan uygunluk anlayışı kişiden kişiye değişmektedir. Bu nedenle
en basit anlatımı ile kalite, ürün ve hizmetlerin amaca uygunluk düzeyi olarak
tanımlanabilir. Bu uygunluk ise standartlara, kullanım şekline ve müşteri talep
ve beklentilerine uygunluk demektir.
Ürün özellikleri üretimin mal veya hizmet olmasına
göre farklı değerlendirilir. Mal üretiminde performans, güvenilirlik,
dayanıklılık, kullanım basitliği, servis imkanları, estetik öne çıkarken,
hizmet üretiminde doğruluk, zamana uyması, tam olması, gösterilen yakınlık,
müşteri beklentilerini karşılama ve hizmet verenin bilgi ve deneyimi öne
çıkmaktadır. Bu nedenle mal ve hizmet sektörleri için ürünlerin kusursuzluğu da
farklı anlam taşımaktadır. Mal üretiminde, üretilen malın kullanım süresi
boyunca hatasız olması, hatasız teslim edilmesi ve üretimin bütün aşamalarında
süreçlerin hatasız tamamlanması önemlidir. Hizmet üretiminde ise hizmetin
hatasız verilmesi, verilen hizmet sonrasında gösterilen özen ve üretim
süreçlerinde kusursuz olunması önemlidir.
Kalite Yönetim Sistemi, işletmeler açısından büyük
önem taşımaktadır. Çünkü işletmeler ciddi bir rekabet içinde olsalar da
olmasalar da ya da yabancı ülkeler ile ticaret yapacak olsalar da olmasalar da
mal veya hizmet üretimi tasarım, üretim, pazaralama ve satış yapma
yeteneklerini, uluslararası düzeyde rekabet edecek şekilde tespit etmek ve
hayata geçirmek zorundadır. Yani işletmenin temel politikası faaliyet
stratejisinin temelinde kalite olmak zorundadır. Etkili bir Kalite Yönetim
Sistemi altyapısının kurulması ile birlikte, firma itibarı artacak ve
tüketiciler nezdinde güven kurulacaktır.
İşletmelerin bu şekilde kaliteye yönelmeleri ile, elde
edilecek kazanımlar ana başlıklarla şu şekildedir:
Bu sayılan sonuçlara ulaşabilmek için ISO 9001 Kalite
Yönetim Sistemi’ni işletmede kurmak, uygulamaya istekli olmak ve doğru
uygulamak gerekmektedir.
Kalite Yönetim Sistemi Nasıl Yönetilir?
Unutmamak gerekir ki kalite sistemlerinde başarıya
ulaşmanın yolu, kalitenin yönetimi ve sürdürülebilir olmasında yatmaktadır. Bu
gerçekleştiği oranda işletme bunun yararlarını görecektir.
Bugün öyle bir noktaya gelinmiştir ki, bir yandan
müşteri talep ve beklentileri giderek artarken, bir yandan da alabildiğine
hızla teknolojik gelişmeler yaşanmaktadır. Küresel ekonomiler içinde işletmeler
artık dünya çapında ticaret yapmakta ve tanınmak istemektedir. Rekabetin
artması ve kalitesizliğin maliyeti gibi konular artık kalitenin etkili bir
şekilde yönetilmesini zorlamaktadır. Bu yönetim sisteminin temelinde sürekli
değişim ve gelişme anlayışı bulunmaktadır. ISO 9001 sistemi, kaliteyi yaratan,
geliştiren ve koruyan standartlar bütünüdür ve bu amaçla bir takım araç ve
teknikler kullanmaktadır. Planlı ve sistematik bir çalışma gerektirmektedir.
Bunun için de işletmede tepe yöneticilerden en alttaki çalışanlara kadar
herkesin kalite yönetim anlayışını benimsemesi ve inanması önem taşımaktadır.
Toplam Kalite Yönetimi ve Kalite Yönetim Sistemi
Bugün artık tüketiciler ürün taleplerinde sadece
ihtiyaçlarının karşılanmasını değil, bu ihtiyaçlarının kaliteli bir şekilde
karşılanmasını talep etmektedir. Bu yüzden işletmeler kaliteli üretim yapmak
zorundadırlar. Rakipleri ile mücadelede avantajlı duruma geçmek için de
işletmeler farklı yöntemlere başvurmaktadır. Toplam Kalite Yönetimi ve ISO 9001
standardı, kalite yönetiminin temel taşlarıdır. Bunların temelinde, tasarım ve
geliştirme çalışmaları ve üretilen mal ve hizmetlerin daha kaliteli olması
yatmaktadır.
Toplam Kalite Yönetimi’ni uygulayan dünyanın her
yanındaki işletmeler, bu sistemi hem kazançlarını artıracak bir yöntem hem de
meşruiyet aracı olarak kullanmaktadır. Ülkemizde de özellikle 1980’li yıllarla
birlikte politik, ekonomik ve sosyal değişimler yaşanmaya başlanmıştır. Daha
önce sadece birkaç büyük holding pazarda egemen olurken, bu değişimler ile
birlikte küçük ve orta ölçekli işletmelerin sayısı artmaya başlamıştır. Bunda
girişimciliğin teşvik edilmesi, kurumsallaşma çabaları ve yeni işletmelerin
kurulmasının desteklenmesi etkili olmuştur. Bu arada insanların da alım gücü
arttırılmıştır. Bu durum rekabet ortamı yaratmış ve rekabet sadece büyük
işletmeler arasında değil yeni ortaya çıkan küçük, orta ve büyük ölçekli işletmeler
arasında da başlamıştır.
Bu gelişmeler, sonunda işletmelerin Toplam Kalite
Yönetimi’ne olan ilgisini de yükseltmiştir. Bu ilginin artmasında tüketici
taleplerinin artması yanında işletmelerin ürün kalitesini artırmak ve
maliyetleri kontrol altına almak çabaları da etkili olmuştur.
Diğer yandan işletmelerin küreselleşme ile birlikte
yabancı ülkeleri yakından takip etmeleri de Toplam Kalite Yönetimi’nin
uygulanmasını zorunlu hale getirmiştir. Bu yöntemi takip eden işletmelerin
küresel rekabette güçlü oldukları algısı yükselmiştir. Ancak bütün bu
gelişmelere rağmen ülkemizde Toplam Kalite Yönetimi’nin benimsenmesinin,
gönüllülük esasına dayandığı pek söylenemez. Daha çok bir meşruiyet kazanma
aracı olarak kabul edilmiştir. Yine de bir kısım işletmeler tarafından
sistemin, rekabette üstünlük yaratacak, müşteri beklentilerine cevap verecek ve
maliyetleri düşürecek etkileri kabul edilmektedir.
Ülkemizde Toplam Kalite Yönetimi’nin benimsenmesinde
ve yaygınlaşmasında Türk Sanayicileri ve İşadamları Derneği (TÜSİAD) ve Türkiye
Kalite Derneği’nin (KALDER) güçlü bir etkisi olmuştur.
Kalite Yönetim Sistemi, Toplam Kalite Yönetimi’nin
önemli bir aracı ve unsurudur. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi standardı
işletmelerin etkinliğini artırırken gereksiz ve değer katmayan faaliyetlerin de
azaltılmasını sağlamaktadır.
ISO 9000 standartları ilk olarak İkinci Dünya Savaşı
yıllarında askeri standartları belirlemek amacı ile tasarlanmıştır. Başarılı
sonuçlar alınması üzerine bu standartların sivil yaşama da uyarlanması düşünülmüş
ve 1979 yılında İngiliz Standartları Enstitüsü tarafından BS 5750 standardı
yayınlanmıştır. Bugün yürürlükte olan ISO 9001 standardının temelini bu
standart oluşturmaktadır. ISO 9000 standartları bütün sektörlerde uygulanabilir
standartlar serisidir.
Genelde ISO 9001 standardı ve Toplam Kalite Yönetimi
birbirlerine karıştırılmaktadır. Aralarında şu temel fark vardır:
Her iki yaklaşım da aslında birbirini tamlamaktadır.
Bu nedenle rekabet avantajı elde etmek ve bu amaçla kalite sistemlerini kurmak
ve uygulamak isteyen işletmelere, Toplam Kalite Yönetimi’nden daha geniş bir
sistem olan ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi kurmaları ve uygulamaları tavsiye
edilmektedir. ISO 9000 serisi standartlar, işletmelerde kalite geliştirme
yönünde ciddi bir katkı sağlamaktadır.
Bilindiği gibi Toplam Kalite Yönetimi’nin sekiz temel
ilkesi bulunmaktadır. Bu ilkelerin tamamı ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’nin
içinde yer almaktadır. Bu ilkeler şunlardır:
1.
Müşteri odaklılık: İşletmeler müşterilerinin bugün ve
gelecekte olabilecek ihtiyaçlarını anlamak ve karşılamak için çaba göstermek
zorundadır.
2.
Liderlik: İşletmede liderler, amaç ve yönetim birliği
oluşturmak zorundadır.
3.
Çalışanların katılımı: Çalışanlar işletmenin temelidir
ve sisteme katılarak yeteneklerini işletme yararına kullanmak zorundadır.
4.
Süreç yaklaşımı: İşletmeler faaliyetleri ile ilgili
süreçleri dokümante etmek ve uygulamak zorundadır.
5.
Yönetimde sistem yaklaşımı: İşletmeler, birbirlerine
yakın iş süreçlerini bir sistem dahilinde tanımlanmak ve yönetmek zorundadır.
6.
Sürekli iyileştirme yapılması: İşletmelerin hedefi,
performansın sürekli iyileştirilmesi olmalıdır.
7.
Gerçekçi kararların alınması: Kararların doğru ve
etkin olması için veriler uygun yöntemlerle analiz edilmelidir.
8.
Tedarikçiler ile ilişkilerin karşılıklı yarar
sağlaması: İşletmeler ve tedarikçi firmalar birbirlerine bağımlıdır ve
ilişkilerde karşılıklı yararlar gözetilmelidir.
ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Standardı
İlk yayınlandığı günden bugüne ISO 9001 standardı da
farklı tarihlerde değişikliğe uğramıştır. En son yapılan düzenleme 2015 yılında
gerçekleştirilmiştir. Bundan önceki düzenlemeler ise 2008 yılında yapılmıştı.
Aslında o revizyonda köklü bir değişiklik yapıldığı pek söylenemez. 2015
yılında yapılan revizyonda önemli yapısal değişiklikler olmuştur.
ISO 9001 standardının temel yapısı daha önce şu
şekildeydi:
1.
Kapsam
2.
Örneklemeler
3.
Terim ve tanımlar
4.
Kalite Yönetim Sistemi
5.
Yönetim sorumluluğu
6.
Kaynak yönetimi
7.
Ürün kavrama
8.
Ölçme, analiz ve iyileştirme
2015 revizyonu ile ISO 9001 standardının temel yapısı
şu şekilde olmuştur:
1.
Kapsam
2.
Örneklemeler
3.
Terim ve tanımlar
4.
Organizasyon içeriği
5.
Liderlik
6.
Planlama
7.
Destekleme
8.
Operasyon
9.
Performans değerlendirme
10. İyileştirme
Yapılan bu yeni düzenlemeler ile standardın yapısı
daha genel hale getirilmiştir ve hizmet sektörü tarafından da kolayca
uygulanabilir şekle dönüşmüştür. Daha önce sadece “ürün” ifadesi kullanılırken,
artık yeni yapıda “mal ve hizmetler” ifadesi geçmektedir.
2015 revizyonu ile, ISO 9001 standardını uygulayan
işletmeler için risk esaslı düşünme bakış açısı getirilmiş ve mevcut iş
süreçlerinin kalite yönetim süreçleri ile bütünleşmesi hedeflenmiştir. Ayrıca
dokümantasyon koşullarında bir takım esneklikler tanınmıştır. Standardın
genelinde yer alan risk esaslı düşünme kavramı, bir önceki yapıda yer alan
“önleyici faaliyet” maddesinin yerini almıştır.
ISO 9001:2008 standardını uygulayan işletmeler için de
üç yıllık bir geçiş dönemi öngörülmüştür. Bu süre içinde işletmeler kalite
sistemlerini ISO 9001:2015 standardı ile uyumlu hale getireceklerdir. Bu
çalışmaları tamamlayan işletmeler için belgelendirme kuruluşları tarafından
gözetim denetimleri yapılacak ve uygun bulundukları takdirde kendilerine ISO
9001:2015 belgesi verilecektir. Bu çalışmaları tamamlamayan ve gerekli
düzenlemeleri yapmayan işletmelerin belgeleri 15 Eylül 2018 tarihinden sonra
geçerliliğini kaybedecektir. İlk defa belge alacak işletmeler ise artık ISO
9001:2015 standardına tabi olacaklar.
Yeni revize edilen ISO 9001 standardına göre yönetim,
bu standardı sadece kalite ile ilişkili olarak değil, işletmenin stratejisi ile
ilişkili bir yönetim kontrol aracı olarak görmek zorundadır. Artık işletmeler
faaliyetlerini süreç modeli üzerine yapılandıracak ve bu şekilde sistemi daha
etkin kullancaklardır. Keza müşteri memnuniyetinin ölçülmesi,
sağlamlaştırılması ve sürekli iyileştirilmesi açısından sistem daha etkin hale
gelmiştir.
ISO 9001 Belgelendirme Süreci
İşletmeler bünyelerinde ISO 9001 standardını kurup
uygulamaya geçtikten sonra doğal olarak ISO 9001 belgesine sahip olmak
isteyeceklerdir. Belgelendirme çalışmalarına başlamadan önce işletmeler en
azından üç ay boyunca sistemi işletmek zorundadır. Bu süre içinde bütün
çalışanlar neyi neden yaptıklarını bilmiş olacaklardır. Bunu sağlamak üzere
işletme içinde her kademe çalışanın gerekli eğitimleri almış olması gerekmektedir.
Gerekli durumlarda işletme bu aşamalarda dışarıdan destek alabilir.
Belgelendirme denetimleri öncesinde işletme ilgili dokümanları hazırlamış,
ilgili kayıtları tutmuş, iç tetkik çalışmaları yapmış ve yönetim gözden geçirme
toplantısı yapılmış olmalıdır. Bu gereklilikler tamamlandığı zaman artık bir
belgelendirme kuruluşuna başvuru yapılabilir.
Bu noktada akredite olmuş bir belgelendirme
kuruluşunun seçilmesi son derece önemlidir. Söz konusu akreditasyon,
belgelendirme kuruluşunun güvenilirliği ve çalışmalarının uluslararası
geçerlilik kazanması açısından önemlidir.
Belgelendirme kuruluşu başvuru talebini
değerlendirmeye alır ve bir teklif hazırlar. İşletme tarafından bu teklif uygun
bulunursa iki taraf arasında sözleşme imzalanır ve belgelendirme kuruluşu
denetim çalışmalarını başlatır.
Belgelendirme kuruluşu tarafından işletme iki aşamalı
bir denetime tabi tutulur. Birinci aşama dokümantasyon çalışmalarıdır.
Görevlendirilen denetçiler bu aşamada özellikle şu noktalar üzerinde
durmaktadır:
Eğer hazırlanan dokümanlar standardın gerekliliklerini
karşılıyor ise bu durumda belgelendirme kuruluşu işletmede ikinci aşama denetim
başlatır. Bu saha denetimidir ve görevlendirilen denetçiler bu aşamada,
dokümante edilen süreçlerin iş üzerinde uygulanıp uygulanmadığını
gözlemlemektedir. Eğer işletmenin büyüklüğü ve faaliyet alanı zorunluluk
yaratıyorsa, denetimin birinci aşaması da sahada gerçekleştirilebilir. İkinci
aşama ile, dokümante edilenler süreçler yerinde doğrulanmış olmakta ve sistemin
etkin olarak çalışıp çalışmadığı tespit edilmektedir. Bu aşamada işletmenin
bütün süreçlerinin birbirleri ile etkileşim içinde olup olmadığı ve bir bütün
oluşturup oluşturmadığı da tespit edilmektedir.
Belgelendirme kuruluşları denetim çalışmalarını
kontrol listeleri ve klavuz standartlar aracılığı ile yapmaktadır. Denetimler
sırasında uygunsuz bir durum ile karşılaşılırsa, bu durum denetçiler tarafından
hazırlanan denetim raporuna kaydedilir.
Belgelendirme kuruluşu bu rapor üzerinden kararını
vermektedir. Rapor sonuçlarına göre işletmenin belgeyi hak ettiğine karar
verirse, ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi belgesi düzenleyerek işletmeye
verir.
ISO 9001 belgesinin süresi üç yıldır. Belgeyi alan
işletmeler her yıl bir kere gözetim tetkikinden geçmek zorundadır. Ancak bu ara
denetimler sırasında bazı uygun olmayan durumlarla karşılaşılabilir. Denetçiler
bu aşamada işletmeye gerekli uyarıları yapar. Bu uygunsuzluklar kabul
edilebilir seviyede ise (minör uygunsuzluklar), işletme bu uygunsuzlukları ne
kadar süre içinde ve nasıl gidereceği konusunda taahhütte bulunur. Bu süre üç
aydan uzun olamaz. Arkasından sistem dahilinde düzeltici faaliyetler başlatır.
Bir sonraki denetimde öncelikle bu uygunsuzlukların giderilip giderilmesi
gözlenir. Ancak bu uygunsuzluklar kabul edilebilir seviyede değilse (majör
uygunsuzluklar), bu durumda işletme bu uygunsuzlukları hemen gidermek
zorundadır. Aksi halde belge verilmez veya verilmiş olan belge askıya alınır.
İşletmeler Neden ISO 9001 Belgesine Sahip Olmak İster?
İşletmeleri ISO 9001 belgesi almaya yönelten nedenler
işletme içinden veya işletme dışından kaynaklanabilir. İşletme içinden
kaynaklanan nedenler, ürün ve hizmet kalitesini yükseltmek, işletmenin
etkinliğini ve verimliliğini arttırmak olabilir. İşletme dışından kaynaklanan
nedenler ise müşteri baskısı, itibar kaygısı veya rekabet avantajı olabilir.
Ancak nedeni ne olursa olsun ISO 9001 belgesine sahip olmak, işletmelerin
performansını etkilemektedir.
Dünya genelinde de işletmeler açısından ISO 9001
standardı, işletmenin vizyon ve misyonu çerçevesinde yönetim şeklini,
sistematik olarak ele almak ve iyileştirmek için bir araç olarak görülmektedir.
İşletmeler bu sayede iç denetimlerini arttırmak, müşteri baskısını karşılamak,
işlem maliyetlerini düşürmek, sektörde varlığını sürdürebilmek, pazar payını
arttırmak, işletmenin imajını geliştirmek, etkinliği ve verimliliği arttırmak,
yerli ve yabancı piyasalarda rekabet edebilmek için ISO 9001 standardını
uygulamaktadır.
Buna rağmen işletmeler Kalite Yönetim Sistemi’ni kurma
ve uygulama süreçlerinde bir takım güçlüklerle de karşılaşmaktadır. Bu konuda
en fazla karşılaşılan güçlükler şu şekilde sıralanabilir:
Hafta İçi : 08:30 - 18:00 Cumartesi : 08:30 - 14:00
